جستجو در اکسس ؛ امکاناتی که اکسس در اختیارتان می گذارد
سلام به آموزش دیگری از سری آموزش های جامع اکسس خوش آمدید . امروز می خواهیم راجع به یک موضوع خیلی مهم یعنی در باره جستجو در اکسس با هم صحبت کنیم .
یکی از کارهایی که در اکسس بی نهایت مهم و کاربردی است همین جستجو کردن داده ها در اکسس است .
اینکه شما بتوانید اطلاعات خود را در اکسس جستجو کرده و خیلی سریع هم بتوانید آنها را پیدا کنید یکی از مهمترین چیزهایی است که در کار با اکسس باید حتما آن را یاد بگیرید .
اما جستجو کردن در اکسس را از دو جهت می شود بررسی کرد .
1- جستجو در اکسس از دید یک کاربر عادی .
2- جستجو در اکسس از دید یک طراح حرفه ای در اکسس .
اما این دو تا چه فرقی با هم دارند .
فرقش در این است که اگر شما یک کاربر معمولی باشید برای جستجو کردن در اکسس دو تا راه در پیش دارید .
اولین راه و دم دست ترین راه این است که از امکانات خود اکسس که برای جستجو کردن در بین داده ها طراحی شده است استفاده کنید .
اما راه دوم برای یک کاربر عادی این است که به جای استفاده از امکانات اکسس ؛ از امکاناتی که توسط یک طراح بانک اطلاعاتی تعریف و ایجاد شده اند شده استفاده کنید.
مسلما روش اول ساده تر بوده اما اگر یک طراح بانک اطلاعاتی بتواند قابلیت های جستجوی کارآمدی را طراحی کند خروجی کار خیلی بهتر از چیزی خواهد بود که در حالت پایه در داخل اکسس وجود دارد .
ما امروز و در این آموزش می خواهیم در باره هر دوی این حالت ها با هم صحبت کنیم .
در قدم اول با امکاناتی که خود اکسس برای جستجوی داده ها برایمان فراهم کرده است آشنا می شویم و در قدم بعد به سمت این می رویم که خودمان بتوانیم جستجوی های مورد نظر خود را برای خودمان ایجاد کنیم .
پس اگر می خواهید که :
با امکانات موجود در اکسس برای جستجوی داده ها آشنا شوید .
2- می خواهید یاد بگیرید که چطور می شود از این امکانات استفاده کرد .
3- می خواهید با روش هایی آشنا شوید که شما را تبدیل به یک طراح جستجوهای کاربردی در اکسس می کند به شما پیشنهاد می کنم که حتما این مطلب را تا انتها مطالعه نمایید .
من علیرضا شهرآئینی هستم و خوشحال خواهم شد که دانش خود را در این زمینه با شما به اشتراک بگذارم .
امکانات اولیه برای جستجو در اکسس
اینجا می خواهیم یاد بگیریم که خود اکسس چه امکاناتی را برای جستجو در بین داده ها برای ما فراهم کرده است و چطور می شود از آنها استفاده کرد .
اولین ابزاری که اکسس برای جستجو در بین داده ها در اختیار ما می گذارد ابزاری است به اسم Find .
یک ابزار ساده که در عین حال می شود در هر جایی از آن استفاده کرد .
فرقی نمی کند که در بین اطلاعات یک جدول می خواهید جستجو کنید یا اطلاعات یک فرم و یا یک گزارش .
در هر جایی که باشید کافی است این ابزار را فراخوانی کنید و به ساده ترین شکل ممکن هر چه را که می خواهید پیدا کنید .
اما چطور می شود از این ابزار استفاده کرد ؟
بیایید با هم این سوال را بررسی کنیم .
1- استفاده از ابزار Find در جدول ها
فرض کنید که یک جدول دارید حاوی اطلاعات مختلف حالا می خواهید به دنبال یک یا چند عبارت خاص بگردید
برای این کار می خواهیم به سراغ ابزار Find برویم .
اول باید این ابزار را فراخوانی کنید . برای این کار می توانید طبق تصویر زیر این مراحل ساده را طی کنید تا این ابزار از طرف اکسس در اختیارتان قرار بگیرد .
خوب حالا ابزار ساده اما قدرتمند Find در اختیار شماست و شما خیلی راحت می توانید اطلاعات مورد نظر را جستجو کنید . بیایید یک نگاهی به این ابزار و امکانات آن بیندازیم .
حالا بر اساس شماره گذاری های انجام شده در تصویر بالا کار هر کدام از بخش ها را توضیح می دهم .
شماره-1 : کادر Find What
این کادر نقطه شروع کار با این ابزار است . هر عبارتی را که می خواهید اکسس برایتان جستجو کند را باید در این کادر وارد کنید
شماره-2 : Look In
اینجا می توانید به اکسس بگویید که در کجا باید به دنبال اطلاعات مورد نظر شما بگردد . اکسس دو تا گزینه را در اختیارتان قرا می دهد که می توانید یکی از آنها را انتخاب کنید .
گزینه اول : Current Field
اگر این گزینه را انتخاب کنید اکسس عبارت مورد نظر شما را فقط در همان فیلد جاری جستجو می کند . شاید بپرسید که منظور از فیلد جاری چیست ؟
یک جدول در اکسس از سطرها و ستون های مختلف تشکیل می شود . در اکسس به جای استفاده از کلمه ستون در یک جدول از اصطلاح فیلد استفاده می شود . پس فیلد یعنی همان ستون های جدول .
فیلد جاری هم یعنی فیلدی که در حال حاضر نشانگر موس شما در حال حاضر در یکی از خانه های آن قرار دارد . هر کدام از سلول های موجود در یک ستون که فعال باشد اکسس کل ستون مربوط به همان سلول را به عنوان فیلد فعال یا فیلد جاری در نظر می گیرد .
حالا هر وقت که این گزینه را انتخاب کنید اکسس اطلاعات بقیه فیلدها را در نظر نمی گیرد و فقط در بین همان ستون به دنبال آیتم مورد نظر شما می گردد .
شاید بپرسید که فایده این کار چیست ؟
فایده این کار در این است که اینجوری سرعت اکسس برای یافتن اطلاعات خیلی بالا می رود و شما سریعتر می توانید اطلاعات خود را پیدا کنید .
گزینه دوم : Current Ducument
از این گزینه وقتی استفاده می کنیم که دقیقا نمی دانیم که آیتمی که به دنبال جستجو برای آن هستیم دقیقا در کدام یک از فیلدها قرار دارد .
در این جور مواقع گزینه Look in را روی Current Document تنظیم می کنیم . اینجوری اکسس داخل همه فیلدها شروع به جستجو می کند .
شماره-3 : Maches
توی این گزینه برای اکسس مشخص می کنیم که با چه دقتی به دنبال آیتم مورد نظر ما بگردد . این یعنی چه ؟
خوب برویم به سراغ گزینه هایی که اینجا وجود دارد و با بررسی آنها متوجه شویم که منظور از تنظیم دقت در جستجو چیست .
گزینه اول : Whole Field
با انتخاب این گزینه به اکسس می گوییم که برای جستجو در داده ها بالاترین دقت را در نظر بگیرد . شاید بپرسید چطور ؟
وقتی که شما آیتم مورد نظر برای جستجو را در اختیار اکسس می گذارید با انتخاب این گزینه به اکسس می گویید که فقط داده هایی را برایتان پیدا کند که دقیقا و کاملا با آیتم مورد نظر شما یکسان است .
این حالت بالاترین سرعت و بیشترین دقت را برای جستجو های شما ایجاد می کند .
گزینه دوم : Any part of Field
انتخاب این گزینه دقت کمتری را نسبت به گزینه اول برای اکسس تعیین می کند . در واقع با انتخاب این گزینه به اکسس می گویید که لازم نیست فیلدهای مورد جستجو دقیقا برابر با آن چیزی باشد که من تعیین می کنم .
در این حالت اکسس در هر جایی از فیلدها که آیتم مورد نظر را پیدا کرد همان فیلد را جزو نتایج جستجو برای شما لیست می کند .
گزینه سوم : Start of Field
این گزینه به نسبت انتخاب قبلی کمی دقت کار را برای اکسس بالاتر می برد . انتخاب این گزینه به اکسس می گوید که به دنبال فیلدهایی بگرد که فقط شامل آیتم مورد نظر من برای جستجو باشد .
شماره-4 : search
اینجا سه تا گزینه دارید که می توانید یکی از آنها را انتخاب کنید .
گزینه اول UP :
اگر این گزینه را انتخاب کنید اکسس از رکوردی که نشانگر موس شما در آن قرار دارد به سمت بالا شروع به جستجو می کند . در این حالت رکوردهای پایین تر از رکورد جاری جستجو نمی شوند .
گزینه Down :
اگر این گزینه را انتخاب کنید اکسس از رکوردی که نشانگر موس شما در آن قرار دارد به سمت پایین شروع به جستجو می کند . در این حالت رکوردهای بالاتر از رکورد جاری جستجو نمی شوند .
گزینه All :
با انتخاب این گزینه اکسس تمامی رکوردها را جستجو می کند . چه رکوردهای بالاتر از رکورد جاری و چه رکوردهای پایین تر از آن در فرآیند جستجو دخالت داده می شوند .
شماره-5 : Mach cases
در پایین این کادر دو تا چک باکس وجود دارد استفاده از آنها هم می تواند به دقت و سرعت جستجو های ما کمک کند .
اولین گزینه همین Mach case است . البته این گزینه بیشتر در مورد جستجوی آیتم های انگلیسی کاربرد دارد .
اگر تیک این گزینه را بزنیم اکسس به حروف بزرگ و کوچک حساس خواهد بود .
اما اگر این گزینه را غیر فعال کنیم اکسس به حروف بزرگ و کوچک حساسیتی از خود نمایش نمی دهد و
شماره-5 : Search Field as formated
این هم یکی از گزینه های کمک کننده در جستجو می باشد . اگر تیک این گزینه را فعال کنیم می توانید فرآیند جستجوی خود را بر مبنای فرمت داده ها هم انجام دهید .
این گزینه در فیلدهایی با نوع داده های خاص کاربرد دارند . مثلا در فیلدهای نوع تاریخ یا فیلدهایی که در آنها به نوعی از یک اینپوت ماسک استفاده کرده اید این گزینه می تواند کمک کننده باشد .
مطلب مرتبط : آشنایی و کار با قابلیت Input mask در اکسس
تا به اینجا با ابزار Find در اکسس و اینکه چطور می شود از آن در فرآیند جستجوی داده ها در اکسس از ان استفاده کنیم آشنا شدیم .
کجاها می شود از ابزار Find استفاده کرد ؟
تفاوتی نمی کند که شما در کجای اکسس قرار دارید .
در یک جدول ، یک فرم ، یک گزارش و حتی در داخل کوئری ها به راحتی می توانید این ابزار را فراخوانی کرده و از ان استفاده کنید .
بسایر خوب تا به اینجای مطلب شما مطمئنا تبدیل به یک کاربر حرفه ای در استفاده از ابزار Find برای جستجوی داده های خودتان شده اید .
اما آیا امکانات اکسس برای جستجو به همین یک ابزار محدود می شود ؟
مسلما خیر . هنوز هم ابزار های دیگری وجود دارند که می توانید از آنها در جستجوی داده ها در اکسس استفاده کنید .
در ادامه با من همراه باشید تا با این ابزار هم آشنا شویم .
Record Navigator ابزاری ساده اما کاربردی
یکی دیگر از ابزارهای کاربردی که می شود از آن برای جستجو کردن اطلاعات در اکسس استفاده کرد ابزاری است به اسم Record Navigator .
شاید تا به حال اسمش را نشنیده باشید ولی مطمئنا آن را دیده اید . اگر هم ندیده اید اشکال ندارد .
همین الان یک نگاهی به پایین ترین قسمت فرم یا جدول خود بیندازید .
تصویر زیر را ببینید .
این همان چیزی است که در پایین ترین قسمت از یک فرم یا جدول می توانید مشاهده کنید .
این یک ابزار ساده است که می توانید از آن استفاده کنید تا به راحتی اطلاعات مورد نظر خودتان را پیدا کنید .
حالا بیایید بر اساس شماره بندی بالا با قسمتها و بخش های مختلف این ابزار آشنا شویم .
شماره 1:
اکر روی این آیکون کلیک کنید اکسس بلافاصله شما را به اولین رکورد موجود در بین اطلاعات منتقل می کند
شماره 2:
اگر روی این آیکون کلیک کنید اکسس شما را یک رکورد به قبل بر می گرداند .
شماره 4:
کلیک کردن روی این آیکون باعث می شود که به رکورد بعدی بروید .
شماره 5 :
اگر می خواهید به آخرین رکورد از رکوردهای موجود دست پیدا کنید کافی است روی این آیکون کلیک کنید تا اکسس شما را به آخرین رکورد منتقل کند .
شماره 6:
با استفاده از این آیکون می توانید یک رکورد جدید را برای خودتان ایجاد کنید .
شماره 7 :
اگر بر روی اطلاعات خودتان در جدول یا فرم یک فیلتر را اعمال کنید این آیکون برایتان روشن می شود و شما متوجه می شوید که اطلاعات شما در حال حاضر فیلتر شده اند .
شماره 8 :
این کادر کوچک همان چیزی است که موضوع بحث ماست . به کمک این کادر کوچک می توانید هر اطلاعاتی را که دنبالش می گردید پیدا کنید .
فقط کافی است آیتم مورد نظر را در این کادر وارد کرده و بعد دکمه اینتر را بزنید از این به بعد همه چیز را بر عهده اکسس بگذارید .
فیلتر کنید تا پیدا کنید .
یک روش جایگزین برای جستجو کردن اطلاعات این است که دیتای مورد نظر خودتان را فیلتر کنید .
اکسس یک ابزار مختص همین کار را طراحی کرده است . با استفاده از آن می توانید انواع و اقسام اطلاعات مورد نظرتان را فیلتر کنید تا در نهایت بتوانید آیتم مورد نظر خودتان را پیدا کنید .
مبحث فیلتر کردن داده ها یک مبحث گسترده ای است اگر می خواهید بهتر راجع به فیلتر کردن داده ها اطلاعات بدست آورید می توانید به مطلب فیلتر کردن و مرتب کردن داده ها در اکسس مراجعه کنید
آیا همه امکانات اکسس برای جستجو همین بود ؟
نرم افزار اکسس یک نرم افزار مدیریت بانک های اطلاعاتی است . وقتی که صحبت از بانک اطلاعاتی می کنیم منظورمان داده هایی است که می تواند سر از هزارها و یا دهها هزار داده در بیاورد .
یک لحظه تصورش را بکنید که می خواهید بین چند هزار تا داده کار جستجو را انجام بدهید . آن هم به کمک تبزتری به اسم Find که راجع به آن صحبت کردیم .
بنظرتان جستجو بین این تعداد از داده به کمک ابزاری مثل Find شدنی است ؟
شاید انجام این کار شدنی باشد اما مطمئنا کار عاقلانه ای نیست که بخواهیم یک همچین جستجوی گسترده ای را با استفاده از یک ابزار ساده انجام بدهیم .
پس چاره کار در چیست و چه کار باید کرد ؟
اهمیت جستجو در بین داده های یک بانک اطلاعاتی آنقدر مهم است که اکسس یک بخش ویژه ای را برای جستجوی بین داده ها فراهم کرده است .
این بخش مهم در اکسس کوئری نام دارد. در واقع کوئری یک قایلبیتی است که بصورت تخصصی کارش جستجوی بین داده های موجود در داخل اکسس است .
در اکسس ما نه با یک نوع کوئری که با انواع مختلفی از کوئری ها سر و کار داریم که هر کدام از آنها برای کار خاصی برنامه ریزی شده اند . بیایید به برخی از این کوئری ها یک نگاهی بیندازیم .
کوئری نوع Select
این کوئری ها ساده ترین نوع کوئری ها از مجموع کوئری های موجود در اکسس هستند . به کمک این نوع کوئری می توانیم اطلاعات موجود در یک یا چند تا جدول را انتخاب کنیم .
کوئری نوع Append
با استفاده از این نوع کوئری می توانیم اطلاعات جدیدی را به مجموعه اطلاعات حال حاضر در یک جدول اضافه کنیم
کوئری نوع Update
با استفاده از این نوع کوئری می توانیم اطلاعات موجود در یک جدول بروز رسانی کنیم .
کوئری نوع Delete
با استفاده از این نوع کوئری می توانیم اطلاعات مورد نظر خودمان را در یک جدول و آنها را حذف کنیم.
کوئری نوع Crosstab
با استفاده از این نوع کوئری می توانیم اطلاعات مورد نظر خودمان را در یک جدول دسته بندی کنیم . برای مطالعه بیشتر در مورد این کوئری می توانید به مطلب چطور از crosstab query استفاده کنیم مراجعه کنید
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
By val و By ref | دو اصطلاحی که باید کار با آنها را یاد بگیرید .
با این کدهای VBA محدوده ها را در اکسل مدیریت کنید+ویدئو
SQL Server سوالاتی که همه در موردش می پرسند ؟
ردیابی تغییرات در فایل اکسل|نکته های کاربردی
مخفی کردن فرمول ها در اکسل؛ چرا و چطور این کار را انجام دهیم؟
مخفی کردن فرمول ها در اکسل با استفاده از روش های مختلف چیزی است که در این مطلب راجع به اون با هم صحبت می کنیم .
چه جوری از اطلاعات خودمان در اکسل محافظت کنیم ؟
توی این آموزش با هم روش های مختلف حفاظت از فایل های اکسل را یاد می گیریم .
2 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
راجع به جستجوی لحظه ای توی اکسس صحبت نکردید
این جزو روش های پیشرفته جستجو توی اکسسه که هم توی این سایت و هم توی محصول روش های جستجوی حرفه ای توی اکسس راجع بهش صحبت کردم